Архивна дефиниция (Управление на документи)

Стандартизирани техники за управление на документи в организация или образувание

Понятието за архивно управление или управление на документи се използва на нашия език, за да се отнася до стандартизираните техники, които се използват в случай на администриране на документи, които принадлежат на организация или образувание, компания или библиотека, за да цитират някои общи примери.

Вековна дисциплина, която се разви фантастично благодарение на новите технологии

Трябва да посочим, че въпреки че прилаганите техники и практики се променят и развиват като пряка последица от развитието на новите технологии в почти всички области и разбира се архивирането не е изключение, трябва да кажем, че архивирането е дейност, която със сигурност е стара и която се разгръща от човека от незапомнени времена, при спешната необходимост от документи, да остави административен, правен или търговски отпечатък на всичко, което прави.

За да ни даде представа за огромната еволюция, която се случи по отношение на техники за поддръжка и съхранение, трябва само да кажем, че най-примитивните мъже подадоха своите „документи“ в листове от папирус или глина, докато тези днес правят това в компютърът или всяко друго електронно устройство.

Големият принос на компютрите и интернет

В този смисъл не можем да пренебрегнем, че компютърните науки и последващото развитие на интернет са позволили голям напредък в управлението на документи, което прави задачата много по-практична и проста, както по отношение на спестяването на информация, така и при извличането на съхранени документи.,

Защото, разбира се, преди, отговорните за тази задача, архивисти, библиотекари или архивисти, наред с други имена, които са били приписвани на тези, които изпълняват тази задача, трябваше да използват и използват тежки регистрационни книги, индексни карти, папки, кутии, рафтове, докато сега е достатъчно само с едно щракване да финализирате файла, както и възстановяването на документи или произведения.

Основни задачи, които изпълнява

По принцип архивът ще отговаря за: генериране и установяване на серия от правила и практики, които позволяват идентифицирането на документите, които се подават, извличането на информация от тях, времето, което те трябва да останат подадени в случай на тези, които могат да бъдат премахнати след известно време и напротив, трябва да гарантират запазването завинаги на онези документи, които имат голяма стойност.