Поръчката за покупка е правилно счетоводно отчитане и ежедневно управление на бизнес дейността. Поръчка за покупка е писмено искане до доставчик с намерение да закупи определени артикули и на цена, която вече е договорена между купувача и продавача.

Каква информация включва?

Заявката за покупка посочва условията за плащане и доставка, така че е упълномощаване на доставчика да достави артикулите, а последният да представи съответна фактура. Имайте предвид, че всички артикули, закупени от дадена компания, трябва да бъдат придружени от поръчки за покупка, които са серийно номерирани, за да осигурят контрол върху тяхното използване.

Поръчките за покупка обикновено се издават в оригинал и копие, като оригиналът се изпраща на доставчика, а копията отиват в счетоводния отдел, за да бъдат записани в дължимата сметка (може да има и трето копие за отдела за покупки на компанията. ).

Следните раздели са включени в поръчка за покупка:

- Номер на поръчката за покупка.

- Име и адрес на доставчика.

- Датата, на която е била направена поръчката, и необходимата дата за доставка.

- Условията за доставка и плащане.

- Количеството заявени артикули и тяхното описание с техния кодов номер.

- По отношение на цената са посочени цената на всяка единица и общата покупна цена, както и разходите за доставка, ако е приложимо.

- И накрая, поръчката за покупка трябва да посочва упълномощения подпис на отговорното лице.

Цел на поръчката за покупка

Информацията, описана по-горе, има за цел да поддържа прецизен контрол върху закупените артикули, тъй като по този начин една компания може да поддържа счетоводна отчетност на своите покупки.

От друга страна, не трябва да се забравя, че когато клиент издава поръчка за покупка, той потвърждава и формализира доверието, което има към доставчик.

Поръчката за покупка, издадена от клиента, е още една стъпка в процеса на продажба, тъй като продажбата все още не е окончателно произведена. В този смисъл поръчката за покупка предполага, че процедурите на компанията трябва да бъдат добре дефинирани и организирани. Преди издаването на поръчка за покупка клиентът трябва да знае точно какъв е процесът, за да го регистрира при своята компания, а продавачът също трябва да осигури информацията в документа.

Снимка: iStock - BernardaSv