Лице, което се занимава с административни задачи в офис и помага на шефа си

Секретар, наричан в някои части на света като административен асистент, е човек, който е отговорен за извършване на елементарни офис дейности, било в частна компания или в държавна агенция, освен че е близък сътрудник на мениджъра или изпълнителен директор, който присъства, тоест секретарят на президента на компания е по някакъв начин мениджър на своето време, така че той трябва само да се тревожи за вземането на решения на компанията, за да постигне по-добро клиенти, за останалото ще се грижи секретарят. Например и сред другите в дневния ред, за да приемате обажданията си и всичко необходимо.

Така че, ако искате да имате ефективно управление на бизнеса, от съществено значение е да имате ефикасен човек, който да изпълнява тази позиция, тъй като по-голямата част от разногласията / дейностите на една организация ще преминат през нея.

Основни функции

Основните му функции или дейности са свързани с това, което се нарича офис и административна работа, като обработка на влизане и излизане от кореспонденция, получаване на документация, внимание на телефонни обаждания, внимание на посещения и доставчици, подаване на документи и др. Извършване на изчисления, докладване на началника ви за всичко, което е присъщо на вашия район, запознаване с обработката на файлове, справяне с дневния ред, двете срещи и контакти и поддържането им по организиран и актуализиран начин, обработка на всички тези инструменти на офис, като например ксерокс, принтер, факс, компютър, между другото, работа с езици, за предпочитане английски, но разбира се, колкото повече шофирате, толкова по-добре, тъй като техните условия и стремежи може да са много по-високи в организацията, в която работят и имат познания за институционален протокол и бизнес ИАЛ.

Частен секретар. Връзка на тясно доверие с шефа

Секретарите могат да работят в различни области и контексти, докато един от най-парадигматичните варианти на длъжността несъмнено е така нареченият частен секретар, който, както името му вече предполага, е този, чиито функции са да се справят с всички въпроси, присъщи на шефа му, личните, а също и трудовите. Като цяло шефовете и секретарите установяват много близка и близка връзка като следствие от количеството тайни и слабости, за които знаят секретарите. Дори това е причината фигурата на секретарката и връзката й с нейния шеф да са обект на безброй представи в различни художествени истории.

Един от най-запомнените без съмнение е изпълнителен секретар, филм, продуциран в Холивуд през 1988 г. и с участието на Харисън Форд, Мелани Грифит и Сигурни Уивър. Героят на Грифит е секретар на Уивър, доста груб и зъл изпълнителен директор. Героят на Грифит демонстрира способността си на поста и открива, че шефът му е оставен с идеята да започне бизнес. Най-накрая той го демаскира и в крайна сметка не само се засилва в него, но се влюбва в бизнес милионера, игран от Форд.

подготовка

Въпреки че не изисква дълги години на обучение, като например бакалавърска степен, тази на секретаря е професия, която също може да се изучава и тази разбира се обединява всички онези дейности, които ще се изискват от тези, които заемат длъжността.

Обикновено тези, които се стремят към позицията, се подлагат на кратък тест в тези конкретни въпроси, които се търсят, например, че използват тази или онази компютърна програма или че говорят и пишат на перфектен английски.

Положение, където женският пол преобладава

Въпреки че позицията е заемана предимно от жени, трябва да кажем, че има мъже, които изпълняват тази позиция. Противно на това, което се случва с други длъжности или професии, тази на секретар е работа, която исторически е била запазена за представянето на жените.

Държавна агенция, която управлява район

От друга страна, концепцията се използва в много испаноезични части за обозначаване на тази държавна агенция, която отговаря за управлението на някаква област, например секретаря по образованието, секретаря по сигурността, наред с други.

Секретариатът се ръководи от държавен служител, наречен секретар, който ще бъде най-висшият орган в рамките на секретаря и който трябва да отговори на политиките, очертани от правителството, което го е назначило.