Определение на инвентара

Документ, в който стоките и вещите на фирма, публично образувание или къща са регистрирани с мисията да ги организират, поръчват и официално регистрират

Въпреки че материалните запаси се използват особено по искане на фирми или публични агенции, които, както посочихме, вече имат стоки и други продукти, които принадлежат на техните активи, тоест в търговския и държавния сектор, запасите могат да се използват в различни контексти и ситуации, когато искате да поръчате и регистрирате елементите, налични на място с конкретна цел.

Например, физическо лице, което наеме обзаведен апартамент, ще извърши инвентаризация на всеки предмет, мебели, домакински уреди и всеки друг компонент, присъстващ в апартамента в момента на предаването му под наем, така че те да могат да бъдат надеждно регистрирани и по този начин да могат да носят контролирайте какво е останало и когато настъпи моментът на края на договора за наем, проверете с този инвентар дали всички мебели и предмети, които са инвентаризирани, присъстват и в съответните условия.

На места като библиотеките също е супер необходимо да се извърши инвентаризация, тъй като тя ни предлага подробен запис на всичко, което съществува на това място, което би било измислено.

Позволява ви да намерите по-лесно нещата

Освен това улеснява намирането на всеки елемент по-бързо и по-лесно, защото инвентаризацията включва неговото подреждане.

Трябва да подчертаем, че инвентаризациите се извършват на места, които имат много количества вещи и вещи, и това е така, защото те са много ефективен инструмент, когато става въпрос за организиране на много неща, сравняване и познаване кога влизат, кога напускат, разходи, които предполагаха техните приходи и разходи, наред с други въпроси.

С други думи, инвентаризацията ни осигурява ред и организация, освен че ни позволява да знаем какво е налично на дадено място.

Освен това, и като следствие от горепосочената ситуация, опис се нарича проверка и отчитане, както качествена, така и количествена, на физическите запаси с теоретичните, които са надлежно документирани.

В областта на управлението на бизнеса това, което описва, е да записва всички собствени и налични активи на дадена компания за продажба на своите клиенти и поради това се считат за текущи активи .

Стоките, които могат да бъдат предмет на инвентаризация, са предназначени за директна продажба или онези дейности, предвидени вътрешно в производствения процес, като суровини, незавършени продукти, резервни части за поддръжка, материали опаковки, фирмени активи, готови стоки, частично завършени стоки, стоки в транзит и опаковъчни материали, между другото.

Инвентарни класове

Има голям брой видове материални запаси, сред най-повтарящите се са: крайни инвентаризации (извършват се всеки път, когато фискалният период приключи, обикновено 31 декември), периодични инвентаризации (провеждани всеки определен момент), запаси инициали (всички активи на дружеството са записани), легални описи за сетълмент, инвентаризация на суровините, инвентаризация на сигурността, инвентаризация на управлението, физически инвентар и др.

Сред причините, поради които компаниите трябва да извършат инвентаризация, можем да споменем: да намалят разходите за придобиване, да намалят разходите за качество за стартиране, да намалят разходите, свързани с липсващ материал и да намалят разходите за поръчка.

Въпреки че има и много други причини, които правят инвентаризацията труден и сложен въпрос за въпросната компания, като например: разходи за съхранение, затруднения в отговора на клиентите, разходи за координиране на производството им, разходи за дефектни продукти, когато това са големи партиди и разходите, свързани с намаляване на капацитета.

Внедряването на технология направи тази задача за инвентаризиране на компаниите или други пространства много по-лесна, тъй като има специално разработени софтуерни програми за такива цели, например бази данни, които значително улесняват тази задача, която преди беше повече тромаво, тъй като това трябваше да стане в писмена форма и в специални книги.