Документът е доказателство или веществено свидетелство за факт или действие, което физическо или юридическо лице, институция, сдружение и др., Които могат да бъдат от публичен или частен характер, да извършват вследствие на упражняването на своите дейности и функции и които могат да бъдат заснети в информационна единица, която наблюдава каквато и да е поддръжка, хартия, лента, магнитен диск, филм и фотография, за да я запази във времето, в случай че е необходимо да я представи като доказателство, памет или наследство на някого.

В случай на организациите и институциите, които извършват огромно и широко работно време, документите ще са необходими всеки ден и на почти всички членове на една и съща, поради което тя ще изисква работа на сериен тип и ще се наричат ​​документални серии, включително: кореспонденция, протоколи, счетоводни книги, между другото.

Документът е съставен предварително от писмена информация, която може да е написана на ръка, тоест написана на ръка, или чрез механичен процес, като този на пишещата машина, използван масово в миналото или от компютъра, което е онова механично средство, което преобладава днес .

В последния случай, който коментирах, документите, които се създават чрез компютър, обикновено се наричат ​​файлове и след като са създадени от заинтересованата страна, благодарение на използването на програма за редактиране на документи, като напр. В случая на Word ще им бъдат дадени име и формат, след което ще бъдат записани в избраното устройство за съхранение и по този начин правят търсенето по-добре организирано, в случай че е необходимо да ги отворите по-късно, за да ги консултирате или модифицирате.

В допълнение, документите могат да бъдат класифицирани в първични документи, които са тези, които съдържат оригинална информация за автора и не са били подлагани на третиране или модифициране на друг, освен отговорното лице, като вторични, които ще бъдат тези, които са получили лечение и третично, които са онези вторични документи, към които е приложено лечение.